Muchos negocios corren como pollos sin cabeza: tienen herramientas por todas partes, procesos improvisados, y cuando algo falla, meten otro parche sobre la marcha. En la era dorada de las herramientas digitales, automatizar se ha vuelto tan accesible como ver un tutorial en YouTube. Sin embargo, automatizar sin una estrategia clara es como construir un puente sin saber si hay un río. Spoiler: no acaba bien.

De hecho, un proceso mal diseñado no se corrige al automatizarlo; a largo plazo solo traerá más errores en los sistemas ya establecidos. Por eso, antes de correr a “digitalizar” cualquier cosa conviene replantearse el enfoque desde cero.

El enfoque tradicional está muerto (o debería estarlo)

“Vamos a digitalizarnos” suena bonito en las juntas directivas. El problema es que muchas empresas confunden digitalizar con simplemente cambiar de plataforma. Creen que migrar de una herramienta a otra, sin alterar el fondo, ya es transformación.

Por ejemplo, hay equipos que piensan que subir sus datos de un archivo local de Excel a una hoja en Google Sheets ya equivale a transformarse digitalmente. Cambiar de herramienta sin cambiar el proceso no soluciona nada; sigue siendo el mismo procedimiento ineficiente de antes, solo que ahora “en la nube”. Digitalizar y automatizar no significa copiar y pegar tus viejos métodos en un nuevo software, significa cuestionarlos y mejorarlos.

Migrar un caos desde Excel a Google Sheets solo lleva el caos a otra ubicación. Si antes tenías datos duplicados, macros parche y pasos innecesarios, ahora tendrás lo mismo pero en línea. La automatización eficaz exige rediseñar el proceso, no simplemente replicarlo en otra plataforma.

Primero entiende, luego automatiza

Antes de automatizar, detente a diagnosticar. Observa cómo trabaja tu equipo, pregunta por qué se hacen las cosas de cierta manera y simplifica todo lo que puedas. Automatizar por moda, sin entender el propósito, puede convertirse incluso en una forma sofisticada de procrastinar: nos entretenemos con lo técnico para no enfrentar lo estratégico.

La clave es asegurarse de que cada proceso esté claro y optimizado antes de tocar un solo botón de automatización. Antes de invertir tiempo en crear un flujo automático, hazte preguntas como estas:

• ¿Qué problema concreto resuelve esta tarea?
• ¿Es un cuello de botella real o solo una molestia menor?
• ¿He realizado esta tarea manualmente lo suficiente como para entenderla a fondo?
• ¿Con qué frecuencia ocurre (diaria, semanal, X veces al mes)?
• ¿Tengo claro el criterio para decidir qué vale la pena automatizar y qué no?

Fuente: Medium – Understanding automation flows

Muchas veces, responder sinceramente a estas preguntas revela ineficiencias o incluso tareas que ni siquiera deberían hacerse. ¿Y si descubres que esa tarea puede eliminarse por completo? A veces, la mejor automatización es dejar de hacer aquello que no aporta nada.

Menos automatización, más entendimiento

Automatizar un proceso debe ser el premio, no el punto de partida. Es el reconocimiento de que ese proceso ya funciona correctamente y aporta valor. Solo entonces, al automatizarlo, lograrás escalar sus beneficios de forma eficiente.

Cuando entiendes el problema a fondo y has optimizado cómo resolverlo de forma manual, la tecnología puede multiplicar tu productividad y minimizar errores.

Fuente: frevvo.com

De hecho, la automatización bien aplicada aumenta la productividad y la rentabilidad, mejora la calidad del servicio y reduce costos y errores operativos. Además, garantiza que los pasos se realicen siempre de la misma manera, aportando uniformidad y transparencia a los procesos. Es un pilar clave de la transformación digital y ayuda a las empresas a escalar sus operaciones con éxito.

Por el contrario, si intentas automatizar sin entender, solo estarás acelerando un proceso defectuoso. En pocas palabras: menos obsesión por automatizar por moda, y más enfoque en comprender el problema de raíz. La tecnología por sí sola no genera beneficios; lo hacen las decisiones inteligentes detrás de ella.